공정관리자의 본연의 업무 수행을 위한 준비
C20. 공정관리 실무
| 2014-11-14 오전 9:00:30
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현장에서 공정관리를 하다보면 초기 계획 수립 이후에는 대게의 경우 어느정도 반복적인 업무를 수행하게 됩니다.
관리기준공정표(baseline schedule)에 실적을 입력하여 Reporting 하고,
월말에는 월간 정산을 해야 하는 등의 업무가 있는데, 여러 사람으로 부터 데이터를 받아 진행되는 경우가 많기 때문에,
생각보다 시간이 오래 걸리고 또 쫓기게 되는경우도 많습니다.
그러다 보니 정작 중요한 Scheduling을 통한 예측이나 Risk 분석에 많은 시간을 투자하지 못하는 상황에 대면하게 됩니다.
이런 상황에서는 시간적 여유 뿐 아니라 마음의 여유도 부족하여 폭 넓게 사고 하고 판단하는 능력이 둔화되게 됩니다.
상당수 공정관리자들이 이 시점에서 매너리즘에 빠지게 되기도 합니다.
이런 상황에 직면했을 때 읽어보면 좋을 만한 기사가 있습니다.
O 미국 작가 프랜신 제이, "나의 목표는 더 많은 일을 해내는 것이 아니라
할 일을 적게 만드는 것이다"
- 사람들은 중요한 일이건 중요하지 않는 일이건 언제나 무엇을 하고 있음. 특히,
현대 사회에서 사람들은 바쁘게 살아야만 행복할 수 있다고 생각함
- 그러나, 중요한 점은 오직 중요한 일만이 삶을 결정짓는 요소로 작용하며, 행복을
가져다 줄 수 있다는 것임. 중요하지 않는 일이 우리의 삶과 행복에 미치는 영향은
매우 미비함에도 불구하고 대부분의 사람들은 작은 일조차 놓치지 않으려고 함
- 기억해야 할 점은 자신에게 중요한 일이 무엇인지 파악하고, 실행에 옮겨 최대의
효과를 이끌어내는 것이 삶의 질과 행복을 판가름할 수 있다는 것임. 따라서,
중요한 일을 판가름하고 시간을 효율적으로 사용해야 성공할 수도 있고 행복을
찾을 수 있다는 것임
O 해야할 일을 반드시 끝낼 수 있도록 하는 데 가장 중요한 것은 '시간 확보'임
- 대부분의 사람들은 늘 시간이 부족하다고 함. 하지만, '중요한 시간'을 미리 정해 두면
시간이 부족할 일이 없음. '시간 확보'는 시간을 일의 중심에 두는 매우 결과지향적인
방식임. 시간 확보는 에너지를 집중시키고 특히, 중요한 일에 힘을 쏟게 해 주기 때문임
- 시간 확보를 위해서는 우선 단 하나의 일을 마치는 데 필요한 시간을 따로 표시해
두는 것에서 시작할 수 있음. 한 번 하고 끝날 일이라면 적절한 시간과 날짜를 따로
정하고, 정기적으로 해야할 일이라면 습관이 되도록 매일 적당한 시간을 따로 떼어
두는 것이 좋음
- 성공하는 사람과 그렇지 못한 사람들의 가장 큰 차이점은 성공하는 사람들의 하루
중 '중요한 단 하나의 일'을 할 시간이 차지하는 비중은 반 이상인 반면, 그렇지 못한
사람들은 중요하지 않은 다른 일들이 하루의 대부분을 차지한다는 것임
- 따라서, 하나의 활동에서 월등하게 의미 있는 결과가 나온다면 그 하나의 행동에
월등히 많은 시간을 투자해야만 함. 먼저 "오늘 다른 모든 일을 더 쉽거나 필요 없게
만들 나의 단 하나의 일은 무엇인가?"를 자문해 봐야 함
O 시간을 확보하기 위한 가장 효율적인 방법은?
1. 휴식 시간 확보하기
- 성공한 사람들은 매년 휴가 계획을 정하며 한 해를 시작함. 그들은 그 시간이
필요함을 알고 자신에게 그런 시간을 낼 자격이 있다고 믿기 때문임. 반면,
성공하지 못하는 사람들은 유가 시간을 따로 떼어 두지 않음
- 쉬는 것은 일하는 것만큼이나 중요함. '재창조' 시간이 없이 행복을 느끼며 일을
할 수 없음. 휴식 시간을 가지면 전보다 에너지를 회복하여 더 여유롭고 생산적으로
움직일 수 있게 됨. 또한, 업무 시간을 중심으로 쉬는 시간을 관리하는 것이 아니라
그 반대가 되어 여유를 가질 수 있게 함
2. 단 하나의 일을 할 시간 확보하기
- 휴식 시간을 정한 후에는 자신이 해야 할 단 하나의 일을 할 시간을 확보해야 함.
행복한 마음으로 업무를 보기 위해서는 단 하나의 일을 중심으로 하루 일과를
계획하고 자신이 주도하는 삶을 살아가고 있다고 믿는 것이 중요함
- 이 때 잊지 말아야 할 것은 단 하나의 중요한 일은 시간이 얼마나 걸리든 그 날
끝내야 한다는 점임. 가장 중요한 일을 미루기 시작하면 삶의 주도권을 잡기
어려워짐. 관건은 하루 중 최대한 이른 시간 중에 단 하나의 일을 할 시간을
따로 확보해 두는 것임
- 참고로 사람마다 각자 다르지만, 아침에는 생산자가 되고 오후에는 관리자가
되는 것이 성공적인 사람들의 일반적인 시간 스케줄임. 명심해야 할 것은 하루의
목표는 '단 하나의 일을 마치는 것'으로 단 하나의 일을 위한 충분한 시간을
확보해야 한다는 것임
3. 계획할 시간 확보하기
- 계획 시간이란 지금 자신이 어디에 있는지, 어디로 가고자 하는지 되돌아보는
시간임. 연간 계획의 경우에는 궤도를 어느 정도 가늠할 수 있게끔 연만 즈음에
잡되, 내년의 시작이 지체될 정도로 늦어선 안됨
- 매주 한 시간을 따로 떼어 연간 목표와 월간 목표를 검토하는 것이 바람직함.
먼저 연간 목표를 달성하기 위해 이번 달에 반드시 해야할 일이 무엇인지
체크하고, 월간 목표 달성을 위해 그 주에 무슨 일을 해야 할 지 점검해야 함
O 휴식 시간을 가장 먼저 계획하고 가장 중요한 일을 파악하여 반드시 그 일을
끝마치며, 자신의 목표를 체크하고 계획하는 시간을 갖다 보면 매일 보람있는
하루를 보낼 수 있게 되고 행복감을 느낄 수 있을 것임. 오늘부터 시간 확보의
방법을 실행해 보는 것은 어떨까?
* 출처: The One thing, 2013. 게리 켈러, 제이 파파산 저